Como Montar Um Sistema de Pastas Físicas e Digitais

Um escritório médio gera 800-1.200 páginas de documentos por mês. Sem organização, 30% do tempo do advogado é gasto em busca de informações. Este guia apresenta um sistema híbrido testado.

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Convenção de Nomenclatura

Estrutura Padrão

[ANO]-[ÁREA]-[NÚMERO]-[CLIENTE]-[STATUS]

| Elemento | Exemplos | |----------|----------| | ANO | 2024, 2025 | | ÁREA | CIV, TRB, TRB, PREV, EMP | | NÚMERO | Últimos 7 dígitos | | CLIENTE | SILVA, XYZLTDA | | STATUS | ATIVO, AGUARD, RECURS |

Exemplo: 2024-CIV-1234567-SILVA-ATIVO

Regras

• Sempre maiúsculas
• Sem acentos
• Sem espaços (use hífen)
• Data: AAAAMMDD
• Versões: v001, v002

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Estrutura de Pastas Físicas

Estrutura Macro

📁 ARQUIVO FÍSICO/
├── 00-CLIENTES-ATIVOS/
│   ├── 01-CIVEL/
│   ├── 02-TRABALHISTA/
│   ├── 03-TRIBUTARIO/
│   ├── 04-PREVIDENCIARIO/
│   └── 05-EMPRESARIAL/
├── 01-CLIENTES-ENCERRADOS/
│   ├── 2023/
│   ├── 2024/
│   └── 2025/
├── 02-ADMINISTRATIVO/
├── 03-DOCUMENTOS-PADRAO/
└── 04-RECEBIDOS-HOJE/

Estrutura Micro (Pasta Individual)

📁 2024-CIV-1234567-SILVA-ATIVO/
├── 00-DOCUMENTOS-CADASTRO/
│   ├── 00-PROCURACAO.pdf
│   ├── 01-IDENTIDADE.pdf
│   └── 02-CONTRATO-HONORARIOS.pdf
├── 01-PETICAO-INICIAL/
├── 02-CITACAO-CONTESTACAO/
├── 03-DECISOES-SENTENCAS/
├── 04-RECURSOS/
├── 05-AUDIENCIAS/
├── 06-COMPROMISSOS/
├── 07-EXECUCAO/
├── 08-COMUNICACOES/
└── 99-PENDENTES/

Cores por Área

| Área | Cor | |------|-----| | Cível | Azul | | Trabalhista | Vermelho | | Tributário | Verde | | Previdenciário | Amarelo | | Empresarial | Cinza | | Família | Rosa |

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Estrutura de Pastas Digitais

Estrutura de Servidor/Nuvem

📁 SERVIDOR_ESCRITORIO/
├── 00-GESTAO/
│   ├── 01-CALENDARIO/
│   ├── 02-TAREFAS/
│   └── 03-FINANCEIRO/
├── 01-PROCESSOS-ATIVOS/
├── 02-PROCESSOS-ENCERRADOS/
├── 03-BIBLIOTECA-JURIDICA/
│   ├── 01-CODIGOS/
│   ├── 02-SUMULAS/
│   └── 03-JURISPRUDENCIA/
├── 04-ADMINISTRATIVO/
└── 05-BACKUP/

Estrutura Interna de Processo

📁 2024-CIV-1234567-SILVA/
├── 00-INDEX/
│   ├── INDEX-GERAL.xlsx
│   └── CONTROLE-PRAZOS.ics
├── 01-INICIAL/
├── 02-PROCESSO-DIGITAL/
├── 03-ELABORACAO/
├── 04-COMUNICACAO/
├── 05-PROVAS/
└── 99-ARQUIVOS/

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Sistema de Versionamento

Formato: [STATUS]-[NOME]-v[NNN].[EXT]

Status:

• RASC - Rascunho
• REV - Em revisão
• APRV - Aprovado
• FINAL - Versão definitiva

Exemplo:

RASC-peticao-inicial-v001.docx
RASC-peticao-inicial-v002.docx
APRV-peticao-inicial-v003.docx
FINAL-peticao-inicial.pdf

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Fluxo de Sincronização

Rotina Diária (Manhã)

1. Verificar caixa de entrada física
2. Separar documentos por processo
3. Digitalizar documentos novos
4. Nomear arquivos segundo convenção
5. Salvar na pasta digital
6. Arquivar documento físico

Rotina Semanal (Sexta)

1. Verificar mirror físico-digital
2. Sincronizar documentos pendentes
3. Executar backup em HD externo
4. Limpar pasta "99-PENDENTES"
5. Atualizar index geral

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Sistema de Backup (3-2-1)

• 3 cópias dos dados
• 2 mídias diferentes
• 1 offsite

Implementação

| Cópia | Local | Frequência | |-------|-------|------------| | Original | Servidor escritório | Tempo real | | Backup 1 | Nuvem (Google Drive) | Diária automática | | Backup 2 | HD externo criptografado | Semanal | | Backup 3 (offsite) | Nuvem secundária | Mensal |

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Ferramentas Recomendadas

Hardware

| Equipamento | Modelo Sugerido | |-------------|-----------------| | Scanner | Fujitsu ScanSnap iX1400 | | Scanner portátil | IRIScan Executive 4 | | Armário de arquivo | Tecno Mobili 4 gavetas | | HD externo | WD My Passport 2TB |

Software

| Função | Opção Gratuita | |--------|----------------| | Nuvem | Google Drive 15GB | | Sync | Syncthing | | OCR | Google Drive (automático) |

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Métricas

• Tempo de localização: meta < 2 minutos
• Taxa de sincronização: meta > 98%
• Dias desde último backup testado: meta < 30

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Artigo atualizado em 23/04/2026.