Checklist de Abertura de Novo Processo
A abertura de um processo é o momento mais crítico da relação cliente-advogado. Erros na fase inicial se multiplicam ao longo da tramitação, gerando retrabalho, insatisfação e riscos profissionais. Estudos mostram que 62% dos prazos perdidos têm origem em informações incompletas coletadas na abertura.
Fase 1: Pré-Contratação
1.1 Análise de Conflito de Interesses
- [ ] Consultar sistema interno de conflitos
- [ ] Verificar se cliente ou adversário já foi atendido
- [ ] Analisar relacionamentos corporativos
- [ ] Verificar litisconsórcio
- [ ] Consultar proibições da OAB local
Template: Ficha de Análise de Conflito
CLIENTE SOLICITANTE: _______________________________
ADVERSÁRIO(S): ______________________________________
RESULTADO: [ ] SEM CONFLITO [ ] CONFLITO - Recusar
Data: _____________ Responsável: __________________
1.2 Verificação de Capacidade Processual
- [ ] Cliente maior de 18 anos?
- [ ] Emancipação comprovada (se menor)
- [ ] Curatela verificada
- [ ] Contrato social em vigor (PJ)
- [ ] Poderes para constituir advogado verificados
1.3 Análise de Viabilidade Preliminar
- [ ] Litisconsórcio necessário verificado
- [ ] Legitimidade analisada
- [ ] Interesse processual demonstrado
- [ ] Prescrição verificada (prazo residual > 6 meses)
- [ ] Competência definida
Fase 2: Coleta de Documentos
2.1 Documentos - Pessoa Física
- [ ] Documento de identificação
- [ ] CPF
- [ ] Comprovante de endereço (< 3 meses)
- [ ] Estado civil atualizado
- [ ] Certidão de casamento/divórcio
- [ ] Declaração de hipossuficiência
2.2 Documentos - Pessoa Jurídica
- [ ] Contrato social atualizado
- [ ] Cartão CNPJ
- [ ] Ata de eleição da diretoria
- [ ] Documento do representante legal
- [ ] Inscrições estadual/municipal
2.3 Coleta de Provas Preliminares
- [ ] Fontes de prova mapeadas
- [ ] Documentos em posse do cliente coletados
- [ ] Documentos a obter listados
- [ ] Testemunhas identificadas (nome, telefone, endereço)
- [ ] Necessidade de perícia verificada
Fase 3: Contratação
3.1 Definição Estratégica
- [ ] Objetivo do cliente definido
- [ ] Expectativas alinhadas
- [ ] Riscos comunicados por escrito
- [ ] Alternativas extrajudiciais avaliadas
- [ ] Custas e despesas estimadas
3.2 Estrutura de Honorários
- [ ] Valor definido (hora, fixo, êxito)
- [ ] Percentual de êxito calculado
- [ ] Parcelamento proposto
- [ ] Repasse de despesas esclarecido
Template: Proposta Comercial
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PROPOSTA DE SERVIÇOS
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CLIENTE: _________________________
HONORÁRIOS: R$ _______ (fixo) + ___% (êxito)
CUSTAS ESTIMADAS: R$ ______________
FORMA: [ ] À vista [ ] Parcelado em ___ vezes
PREVISÃO DE DURAÇÃO: ___ meses
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3.3 Documentos de Contratação
- [ ] Contrato de honorários assinado (2 vias)
- [ ] Procuração ad judicia assinada
- [ ] Declaração de hipossuficiência
- [ ] Termo de ciência de riscos
- [ ] Autorização para movimentação digital
Fase 4: Cadastro no Sistema
4.1 Cadastro do Cliente
- [ ] Ficha cadastral completa
- [ ] Contatos: email, telefone, WhatsApp
- [ ] Horário preferencial para contato
- [ ] Forma de comunicação preferida
- [ ] Pessoa autorizada a receber informações
4.2 Abertura da Pasta
- [ ] Pasta física criada (protocolo de numeração)
- [ ] Pasta digital criada (mirror)
- [ ] Documentos digitalizados e arquivados
- [ ] Backup em nuvem realizado
- [ ] Acesso compartilhado configurado
4.3 Configuração de Alertas
- [ ] Prazos processuais configurados
- [ ] Alertas de audiências agendados
- [ ] Lembretes de comunicação ao cliente
- [ ] Alertas de prescrição programados
Fase 5: Preparação da Propositura
5.1 Análise Documental Final
- [ ] Todos os documentos necessários reunidos
- [ ] Cópias autenticadas providenciadas
- [ ] Traduções e apostilamentos (se estrangeiro)
- [ ] Cálculos revisados
- [ ] Jurisprudência atualizada consultada
5.2 Elaboração da Petição Inicial
- [ ] Qualificação completa das partes
- [ ] Causa de pedir detalhada
- [ ] Fatos em ordem cronológica
- [ ] Fundamentação jurídica pertinente
- [ ] Pedidos claros e específicos
- [ ] Valor da causa calculado
- [ ] Documentos relacionados
5.3 Revisão e Qualidade
- [ ] Revisão ortográfica completa
- [ ] Numeração de páginas
- [ ] Índice atualizado
- [ ] Petição assinada digitalmente
- [ ] Cópia de segurança salva
Fase 6: Distribuição
6.1 Protocolo
- [ ] Protocolo realizado
- [ ] Guia de pagamento de custas gerada e paga
- [ ] Número de protocolo anotado
- [ ] Comprovante de protocolo arquivado
6.2 Pós-Protocolo
- [ ] Número do processo obtido
- [ ] Distribuição confirmada
- [ ] Cliente informado do número do processo
- [ ] Prazos iniciais configurados no sistema
Checklist Consolidado (Versão Resumida)
☐ Análise de conflito realizada
☐ Documentos do cliente coletados
☐ Análise de viabilidade concluída
☐ Proposta e contrato assinados
☐ Procuração em mãos
☐ Pagamento inicial confirmado
☐ Pasta física/digital criada
☐ Sistema de gestão atualizado
☐ Alertas configurados
☐ Petição elaborada e revisada
☐ Protocolo realizado
☐ Cliente informado do número do processo
Fluxograma do Processo de Abertura
SOLICITAÇÃO DO CLIENTE
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│ ANALISE DE │──CONFLITO?──→ Recusar
│ CONFLITO │ Não
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┌─────────────────┐
│ COLETA DE │
│ DOCUMENTOS │
└────────┬────────┘
▼
┌─────────────────┐
│ ELABORACAO │
│ PROPOSTA │
└────────┬────────┘
▼
┌─────────────────┐
│ CADASTRAR │
│ NO SISTEMA │
└────────┬────────┘
▼
┌─────────────────┐
│ PROTOCOLAR │
└─────────────────┘
Ferramentas Recomendadas
| Etapa | Ferramenta | Função | |-------|------------|--------| | Análise de conflito | Planilha interna | Registro de clientes | | Digitalização | Adobe Scan, CamScanner | Scanner móvel | | Armazenamento | Google Drive, Dropbox | Nuvem sincronizada | | Gestão de prazos | ProcessoRadar | Alertas automáticos |
Métricas de Qualidade
- Taxa de completude: meta > 95%
- Tempo médio de abertura: meta < 2 dias úteis
- Retrabalho por informações faltantes: meta < 5%
Artigo atualizado em 23/04/2026.